Reklama

Terminy i okresy

Kierownik i personel

stały rytm
Urlop szkoleniowy farmaceuty-pracownika
do 6 dni roboczych w roku
art. 78 ust. 3
Ustawiczny rozwój zawodowy farmaceuty – punkty edukacyjne i urlop szkoleniowy
po zdarzeniu
Sprzeciw pracownika od kary
7 dni od zawiadomienia
art. 112 § 1 KP
Odpowiedzialność pracownika apteki – materialna i porządkowa
z wyprzedzeniem
Wniosek o urlop ojcowski
≥ 7 dni przed rozpoczęciem
art. 182³ § 2
Rodzicielstwo w aptece – urlop macierzyński, rodzicielski i wychowawczy
z wyprzedzeniem
Wniosek o rezygnację z części urlopu macierzyńskiego
≥ 7 dni przed powrotem
art. 180 § 8
Rodzicielstwo w aptece – urlop macierzyński, rodzicielski i wychowawczy
z wyprzedzeniem
Wycofanie wniosku o urlop wychowawczy
≤ 7 dni przed rozpoczęciem
art. 186 § 7
Rodzicielstwo w aptece – urlop macierzyński, rodzicielski i wychowawczy
po zdarzeniu
Nałożenie kary porządkowej
2 tygodnie od powzięcia wiadomości o naruszeniu i 3 miesiące od naruszenia
art. 109 § 1 KP
Odpowiedzialność pracownika apteki – materialna i porządkowa
po zdarzeniu
Rozpatrzenie sprzeciwu przez pracodawcę
14 dni (brak odrzucenia = uwzględnienie)
art. 112 § 1 KP
Odpowiedzialność pracownika apteki – materialna i porządkowa
po zdarzeniu
Pozew do sądu pracy po odrzuceniu sprzeciwu
14 dni od zawiadomienia o odrzuceniu
art. 112 § 2 KP
Odpowiedzialność pracownika apteki – materialna i porządkowa
po zdarzeniu
Zatwierdzenie przeszkolenia przez okręgową izbę
14 dni od informacji o zakończeniu
art. 37 ust. 4
Powrót do zawodu farmaceuty po przerwie – przeszkolenie uzupełniające
po zdarzeniu
Opinia okręgowej rady aptekarskiej
14 dni
art. 88 ust. 2g
Zmiana kierownika apteki – wniosek do WIF
z wyprzedzeniem
Wniosek o urlop rodzicielski
≥ 21 dni przed rozpoczęciem
art. 182¹d § 1
Rodzicielstwo w aptece – urlop macierzyński, rodzicielski i wychowawczy
z wyprzedzeniem
Wniosek o urlop wychowawczy
≥ 21 dni przed rozpoczęciem
art. 186 § 7
Rodzicielstwo w aptece – urlop macierzyński, rodzicielski i wychowawczy
z wyprzedzeniem
Wniosek o uzupełniający urlop macierzyński
≥ 21 dni przed końcem macierzyńskiego
art. 180² § 4
Rodzicielstwo w aptece – urlop macierzyński, rodzicielski i wychowawczy
z wyprzedzeniem
Wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy
21 dni przed rozpoczęciem
art. 186⁷ § 2
Rodzicielstwo w aptece – urlop macierzyński, rodzicielski i wychowawczy
z wyprzedzeniem
Wniosek o zmianę kierownika apteki szpitalnej
≥ 30 dni przed zmianą
art. 88 ust. 2b w zw. z art. 93 ust. 2
Kierownik apteki szpitalnej i działu farmacji szpitalnej – wymagania
z wyprzedzeniem
Rezygnacja z urlopu wychowawczego bez zgody pracodawcy
zawiadomienie ≥ 30 dni przed powrotem
art. 186³ pkt 2
Rodzicielstwo w aptece – urlop macierzyński, rodzicielski i wychowawczy
po zdarzeniu
Zgłoszenie nieobecności kierownika apteki do WIF
nieobecność > 30 dni
§ 12 ust. 2
Rodzicielstwo w aptece – urlop macierzyński, rodzicielski i wychowawczy
po zdarzeniu
Przekazanie karty rozwoju zawodowego okręgowej izbie
≤ 30 dni po końcu okresu
art. 77 ust. 4
Ustawiczny rozwój zawodowy farmaceuty – punkty edukacyjne i urlop szkoleniowy
po zdarzeniu
Zgłoszenie nieobecności kierownika apteki do WIF
nieobecność > 30 dni
§ 12 ust. 2
Zastępstwo kierownika apteki – wyznaczenie i zgłoszenie do WIF
z wyprzedzeniem
Wniosek o zmianę kierownika apteki
≥ 30 dni przed zmianą
art. 88 ust. 2b
Zmiana kierownika apteki – wniosek do WIF
po zdarzeniu
Sprzeciw WIF wobec kandydata
30 dni od wniosku
art. 88 ust. 2d
Zmiana kierownika apteki – wniosek do WIF
po zdarzeniu
Przeszkolenie uzupełniające po przerwie > 5 lat
≤ 2 miesiące
art. 37 ust. 1
Powrót do zawodu farmaceuty po przerwie – przeszkolenie uzupełniające
po zdarzeniu
Kara uznana za niebyłą
po roku nienagannej pracy
art. 113 § 1 KP
Odpowiedzialność pracownika apteki – materialna i porządkowa
po zdarzeniu
Okres rozliczeniowy ustawicznego rozwoju zawodowego
5 lat
art. 78 ust. 1
Ustawiczny rozwój zawodowy farmaceuty – punkty edukacyjne i urlop szkoleniowy

Zezwolenie i zmiany w aptece

niezwłocznie
Zgłoszenie zmiany danych apteki szpitalnej lub działu farmacji do WIF
niezwłocznie
art. 107 ust. 3a
Zmiana danych w zezwoleniu na aptekę – adres, nazwa, wspólnicy
po zdarzeniu
Opinia wójta, burmistrza lub prezydenta miasta (pominięcie demografii)
30 dni od doręczenia
art. 99 ust. 3g
Zezwolenie na prowadzenie apteki ogólnodostępnej – kto może, wniosek, załączniki
po zdarzeniu
Decyzja ministra o zgodzie na pominięcie ograniczeń
30 dni od doręczenia opinii
art. 99 ust. 3h
Zezwolenie na prowadzenie apteki ogólnodostępnej – kto może, wniosek, załączniki
po zdarzeniu
Uruchomienie apteki po uzyskaniu zezwolenia (inaczej możliwe cofnięcie)
4 miesiące
art. 103 ust. 2 pkt 4
Cofnięcie zezwolenia na prowadzenie apteki
po zdarzeniu
Wniosek spadkobierców o zmianę zezwolenia
12 miesięcy od śmierci
art. 104 ust. 1b
Wygaśnięcie i przeniesienie zezwolenia na prowadzenie apteki
po zdarzeniu
Maksymalna ważność zezwolenia po śmierci (ust. 1a pkt 2)
24 miesiące od śmierci
art. 104 ust. 1c
Wygaśnięcie i przeniesienie zezwolenia na prowadzenie apteki
konkretna data
Dostosowanie aptek z 2022 r. do § 2 ust. 2 i 3 oraz § 10 pkt 7 i 7a
do 3 marca 2026 r.
§ 16 pkt 2
Przechowywanie produktów w aptece i kontrola temperatury

Kontrola i postępowania

termin z wezwania
Przekazanie dokumentacji na wezwanie organu
termin z wezwania, min. 3 dni
art. 37at ust. 8
Kontrola apteki przez wojewódzkiego inspektora farmaceutycznego
po zdarzeniu
Zapłata kary pieniężnej
7 dni od ostateczności decyzji
art. 129ba ust. 1
Kary pieniężne dla apteki – zestawienie z Prawa farmaceutycznego
po zdarzeniu
Zastrzeżenia do protokołu kontroli
7 dni od doręczenia
art. 122f ust. 2
Kontrola apteki przez wojewódzkiego inspektora farmaceutycznego
po zdarzeniu
Rozpatrzenie zastrzeżeń przez inspektora
7 dni od otrzymania
art. 122f ust. 2
Kontrola apteki przez wojewódzkiego inspektora farmaceutycznego
po zdarzeniu
Wznowienie postępowania administracyjnego po wyroku TSUE
1 miesiąc od publikacji sentencji w Dz.Urz. UE
art. 145aa § 2 k.p.a.
Zakaz reklamy apteki – art. 94a Pf i wyrok TSUE C-200/24

Dokumentacja i jej przechowywanie

po zdarzeniu
Powiadomienie WIF o miejscu przechowywania recept po cofnięciu lub wygaśnięciu zezwolenia
7 dni od ostateczności decyzji
art. 96aa ust. 1 Pf
Okresy przechowywania dokumentacji w aptece
przechowywanie
Kopie raportów o działaniach zabezpieczających (wstrzymanie, wycofanie)
3 lata od 1 stycznia roku po sporządzeniu
§ 6 rozp. o wstrzymywaniu i wycofywaniu
Okresy przechowywania dokumentacji w aptece
przechowywanie
Ewidencja zamówień wysyłkowych
min. 3 lata od końca roku realizacji
art. 68 ust. 3h
Sprzedaż wysyłkowa leków i strona internetowa apteki
przechowywanie
Formularze zamówień
3 lata od 1 stycznia roku po złożeniu
§ 8
Sprzedaż wysyłkowa leków i strona internetowa apteki
przechowywanie
Kopie raportów o działaniach zabezpieczających
3 lata od 1 stycznia roku po sporządzeniu
§ 6
Wstrzymanie i wycofanie produktu leczniczego – obowiązki apteki
przechowywanie
Przechowywanie zamówień i odmów ich realizacji
3 lata
art. 36z ust. 8
ZSMOPL – obowiązki apteki
przechowywanie
Recepty refundowane (z otaksowaniem)
5 lat od końca roku refundacji
art. 96a ust. 9d pkt 1 Pf, art. 43 ust. 1 pkt 7 u.ref.
Okresy przechowywania dokumentacji w aptece
przechowywanie
Recepty pozostałe
5 lat od końca roku realizacji
art. 96a ust. 9d pkt 2 Pf
Okresy przechowywania dokumentacji w aptece
przechowywanie
Recepty farmaceutyczne i zapotrzebowania
5 lat od 1 stycznia roku po realizacji
art. 96 ust. 4a Pf
Okresy przechowywania dokumentacji w aptece
przechowywanie
Książka kontroli środków odurzających
5 lat od 1 stycznia roku po ostatnim wpisie
§ 3 ust. 4
Okresy przechowywania dokumentacji w aptece
przechowywanie
Wydruki ewidencji elektronicznej I-N i II-P (co 2 tygodnie)
5 lat od 1 stycznia roku po ostatnim wpisie
§ 3 ust. 5
Okresy przechowywania dokumentacji w aptece
przechowywanie
Wydruki zestawień II-N, III-P, IV-P, prekursorów (co miesiąc)
5 lat od 1 stycznia roku po ostatnim wpisie
§ 3 ust. 8
Okresy przechowywania dokumentacji w aptece
przechowywanie
Kopie zapasowe dokumentacji elektronicznej (min. raz w roku)
5 lat od 1 stycznia roku po utworzeniu
§ 11 ust. 1 pkt 6–7
Okresy przechowywania dokumentacji w aptece
przechowywanie
Dane adresowe dla NFZ po zakończeniu działalności
5 lat od zakończenia działalności
art. 47a u.ref.
Okresy przechowywania dokumentacji w aptece
przechowywanie
Zapotrzebowanie armatora na produkty z wykazu zagrożonych brakiem dostępności
5 lat od końca roku realizacji
art. 96 ust. 2ec Pf
Okresy przechowywania dokumentacji w aptece

Raportowanie

stały rytm
Przekazywanie danych do ZSMOPL
raz na dobę
art. 72a ust. 3
ZSMOPL – obowiązki apteki
po zdarzeniu
Informacja dla WIF o braku dostępu do leku na receptę (przez ZSMOPL)
24 godziny
art. 95a ust. 1
ZSMOPL – obowiązki apteki
po zdarzeniu
Odpowiedź na żądanie ministra lub PIF o dostępności produktu
2 dni robocze
art. 95 ust. 1c
ZSMOPL – obowiązki apteki
po zdarzeniu
Zamieszczenie w SIM danych recept zrealizowanych w czasie awarii P1
niezwłocznie, najpóźniej 3 dni od usunięcia awarii (bez dni wolnych od pracy)
art. 11 ust. 5a–5b ustawy o SIOZ
Apteka w systemie e-zdrowia (P1) – podłączenie, SIM i awaria systemu

Środki odurzające

niezwłocznie
Informacja dla WIF o zatrzymanej recepcie lub zapotrzebowaniu
niezwłocznie, na piśmie
§ 12
Środki odurzające i substancje psychotropowe – obowiązki apteki
po zdarzeniu
Zawiadomienie WIF o ewidencji elektronicznej I-N i II-P
7 dni od pierwszego obrotu
§ 3 ust. 6
Książka kontroli środków odurzających – obowiązki apteki
stały rytm
Wydruk ewidencji elektronicznej I-N i II-P
co 2 tygodnie
§ 3 ust. 5
Książka kontroli środków odurzających – obowiązki apteki
po zdarzeniu
Realizacja recepty na preparat z grupy I-N lub II-P
30 dni od wystawienia
§ 10 ust. 1
Środki odurzające i substancje psychotropowe – obowiązki apteki
przechowywanie
Przechowywanie książki kontroli
5 lat od 1 stycznia roku po ostatnim wpisie
§ 3 ust. 4
Książka kontroli środków odurzających – obowiązki apteki

Obrót i produkty

z wyprzedzeniem
Wniosek o zgodę WIF na nieodpłatne przekazanie
≥ 7 dni przed przekazaniem
art. 86a ust. 4
Komu apteka może zbyć produkt leczniczy – art. 86a Pf
po zdarzeniu
Wniosek o ponowne rozpatrzenie sprzeciwu
7 dni od publikacji
art. 37av ust. 7
Leki zagrożone brakiem dostępności – zgłoszenie wywozu i zbycia za granicę
po zdarzeniu
Realizacja zapotrzebowania armatora
≤ 14 dni od wystawienia
art. 96 ust. 2ea
Komu apteka może zbyć produkt leczniczy – art. 86a Pf
z wyprzedzeniem
Zgłoszenie sprzedaży wysyłkowej do WIF
≥ 14 dni przed rozpoczęciem
art. 68 ust. 3c
Sprzedaż wysyłkowa leków i strona internetowa apteki
po zdarzeniu
Sprzeciw GIF wobec wywozu lub zbycia
30 dni od zgłoszenia
art. 37av ust. 3
Leki zagrożone brakiem dostępności – zgłoszenie wywozu i zbycia za granicę
po zdarzeniu
Wywóz lub zbycie po braku sprzeciwu
30 dni
art. 37av ust. 9
Leki zagrożone brakiem dostępności – zgłoszenie wywozu i zbycia za granicę
po zdarzeniu
Przekazanie zapotrzebowania na import docelowy do hurtowni
60 dni od rozpatrzenia przez ministra
art. 4ad ust. 7
Import docelowy – sprowadzanie leku z zagranicy przez aptekę
po zdarzeniu
Zwrot zapasu wycofanego produktu do hurtowni
≤ 60 dni od uzyskania decyzji
§ 5 ust. 3 pkt 5
Wstrzymanie i wycofanie produktu leczniczego – obowiązki apteki

Godziny pracy i dyżury

po zdarzeniu
Zgłoszenie gotowości do dyżurów
7 dni od doręczenia informacji powiatu
art. 94 ust. 5
Dyżury aptek – rozkład godzin pracy i uchwała zarządu powiatu
po zdarzeniu
Oświadczenie apteki wyznaczonej bez zgłoszenia
7 dni od wezwania
art. 94 ust. 10
Dyżury aptek – rozkład godzin pracy i uchwała zarządu powiatu
po zdarzeniu
Zwrot ryczałtu za niepełnione dyżury
14 dni od wezwania NFZ
art. 94 ust. 20
Dyżury aptek – rozkład godzin pracy i uchwała zarządu powiatu
po zdarzeniu
Powiadomienie o sile wyższej (zarząd powiatu i NFZ)
14 dni od jej ustąpienia
art. 94 ust. 20a
Dyżury aptek – rozkład godzin pracy i uchwała zarządu powiatu
z wyprzedzeniem
Zmiana rozkładu godzin pracy – informacja dla zarządu powiatu
≥ 30 dni przed zmianą
art. 94 ust. 2
Dyżury aptek – rozkład godzin pracy i uchwała zarządu powiatu
stały rytm
Rozkład godzin pracy apteki dla zarządu powiatu
do 30 września roku poprzedzającego rok uchwały
art. 94 ust. 2
Dyżury aptek – rozkład godzin pracy i uchwała zarządu powiatu

NFZ i refundacja

po zdarzeniu
Zwrot refundacji po wezwaniu
14 dni od otrzymania wezwania
art. 43 ust. 1 pkt 6
Odpowiedzialność finansowa apteki wobec NFZ – zwrot refundacji i kary umowne
termin z wezwania
Zapłata kary umownej
termin z wezwania, nie krótszy niż 14 dni
§ 9 ust. 1 OWU
Odpowiedzialność finansowa apteki wobec NFZ – zwrot refundacji i kary umowne
po zdarzeniu
Zastrzeżenia do wystąpienia pokontrolnego NFZ
14 dni od doręczenia
art. 61t ust. 1
Odpowiedzialność finansowa apteki wobec NFZ – zwrot refundacji i kary umowne
po zdarzeniu
Zażalenie na czynności dyrektora oddziału NFZ
14 dni od czynności
art. 42 ust. 2
Odpowiedzialność finansowa apteki wobec NFZ – zwrot refundacji i kary umowne

Odpowiedzialność i przedawnienie

po zdarzeniu
Kasacja do Sądu Najwyższego
2 miesiące od doręczenia orzeczenia NSA
art. 46b ust. 1
Odpowiedzialność zawodowa farmaceuty – sąd aptekarski i kary
przedawnienie
Przedawnienie roszczenia pracodawcy o naprawienie szkody
1 rok od dowiedzenia się o szkodzie, najpóźniej 3 lata od jej wyrządzenia (przy umyślności – terminy z Kodeksu cywilnego)
art. 291 § 2–3 KP
Odpowiedzialność pracownika apteki – materialna i porządkowa
po zdarzeniu
Wniosek o odszkodowanie po uniewinnieniu w wyniku wznowienia
rok od uprawomocnienia orzeczenia
art. 48 ust. 2
Odpowiedzialność zawodowa farmaceuty – sąd aptekarski i kary
przedawnienie
Przedawnienie roszczenia z czynu niedozwolonego
3 lata od dowiedzenia się o szkodzie i osobie obowiązanej, najpóźniej 10 lat od zdarzenia
art. 442¹ § 1 KC
Odpowiedzialność cywilna apteki wobec pacjenta – odszkodowanie i zadośćuczynienie
przedawnienie
Wszczęcie postępowania
do 3 lat od popełnienia czynu
art. 56 ust. 1
Odpowiedzialność zawodowa farmaceuty – sąd aptekarski i kary
przedawnienie
Ustanie karalności przewinienia
5 lat od popełnienia
art. 56 ust. 3
Odpowiedzialność zawodowa farmaceuty – sąd aptekarski i kary
przedawnienie
Przedawnienie, gdy szkoda wynikła z przestępstwa
20 lat od popełnienia przestępstwa
art. 442¹ § 2 KC
Odpowiedzialność cywilna apteki wobec pacjenta – odszkodowanie i zadośćuczynienie