Zamknięcie apteki

Gdy podmiot rezygnuje z prowadzenia apteki, zezwolenie wygasa, a wygaśnięcie stwierdza decyzją WIF, który wydał zezwolenie.¹ Rezygnacja działa z mocy prawa, ale organ bada, czy przedsiębiorca rzeczywiście zrezygnował z prowadzenia apteki.² Zezwolenie wygasa też po likwidacji osoby prawnej i po przekształceniu w podmiot, który nie może prowadzić apteki, a po śmierci farmaceuty prowadzącego aptekę – gdy spadkobiercy nie spełniają warunków ustawy albo nie złożą w 12 miesięcy wniosku o zmianę zezwolenia.³

Zanim zdecydujesz o zamknięciu, sprawdź, czy da się sprzedać całą aptekę. Nabywca całej apteki pod tym samym adresem dostaje zezwolenie przeniesione decyzją WIF, jeżeli spełnia wymagania ustawy i przyjmuje na piśmie warunki zezwolenia.⁴ Przedsiębiorstwo obejmuje m.in. towary, zezwolenia oraz księgi i dokumenty⁵, a nowy pracodawca staje się z mocy prawa stroną dotychczasowych stosunków pracy.⁶

O decyzji zawiadom WIF niezwłocznie, wskazując datę zamknięcia apteki dla pacjentów i datę, z którą zezwolenie ma wygasnąć. Gdy daty wygaśnięcia nie da się jeszcze określić, można ją podać w osobnym piśmie.⁷ Datę zamknięcia i przewidywaną datę wygaśnięcia wymienia też procedura WIF w Bydgoszczy.⁸

Jeśli apteka pełni dyżury wyznaczone uchwałą powiatu, uzgodnij termin zamknięcia z zarządem powiatu. Apteka, która nie pełniła dyżuru w wymiarze z uchwały, zwraca całe otrzymane wynagrodzenie ryczałtowe od czasu wyznaczenia, z odsetkami, w 14 dni od wezwania NFZ.⁹ Zwrotu nie ma przy sile wyższej i przyczynach losowych zgłoszonych zarządowi powiatu i NFZ w 14 dni.¹⁰ O zmianach rozkładu godzin pracy apteka informuje zarząd powiatu z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem.¹¹

Najdłuższy okres wypowiedzenia wyznacza, kiedy najpóźniej trzeba zacząć: 2 tygodnie przy zatrudnieniu krótszym niż 6 miesięcy, 1 miesiąc od 6 miesięcy, 3 miesiące od 3 lat.¹² Okres liczony w tygodniach kończy się w sobotę, a w miesiącach – ostatniego dnia miesiąca.¹³ Wypowiedzenie składasz na piśmie, z przyczyną i pouczeniem o odwołaniu do sądu pracy.¹⁴ Umowę możesz też rozwiązać na mocy porozumienia stron.¹⁵

Przy wypowiedzeniu z powodu likwidacji pracodawcy albo z innych przyczyn niedotyczących pracowników trzymiesięczne wypowiedzenie możesz skrócić najwyżej do 1 miesiąca, płacąc odszkodowanie za pozostałą część okresu.¹⁶ Ochrona przed wypowiedzeniem, także w ciąży i w czasie urlopów związanych z rodzicielstwem, ustępuje tylko w razie ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy.^17,18 Gdy przedsiębiorca zamyka jedną aptekę, a dalej prowadzi inną albo inną działalność, sprawdź przed wypowiedzeniem, czy jego sytuacja mieści się w pojęciu likwidacji pracodawcy.

W dniu ustania stosunku pracy wydaj świadectwo pracy.¹⁹ Za niewykorzystany urlop wypłać ekwiwalent pieniężny.²⁰ Dokumentację pracowniczą przechowuj 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy ustał.²¹

Podmiot prowadzący aptekę ma obowiązek zatrudniać kierownika apteki.²² Zaplanuj koniec jego umowy po zabezpieczeniu substancji kontrolowanych i po sporządzeniu wykazu zapasów, bo przy zabezpieczeniu substancji kontrolowanych obecna jest osoba odpowiedzialna w podmiocie za system ich kontroli i zabezpieczenia.²³ Kierownik odpowiada też za wykonanie decyzji o zniszczeniu produktów leczniczych.²⁴ Gdy kierownik odchodzi wcześniej, dane zastępcy przekaż na piśmie WIF, a nieobecność dłuższą niż 30 dni zgłoś.²⁵

Do dnia zamknięcia apteka sprzedaje leki pacjentom. Innej aptece, punktowi aptecznemu ani hurtowni sprzedać ich nie może, bo apteka zbywa produkty lecznicze wyłącznie w celach z art. 86a ust. 1 Pf.²⁶ GIF podkreśla, że apteki sprzedają leki tylko pacjentom, a hurtownie nie zaopatrują się w aptekach.²⁷ Naruszenie art. 86a jest przesłanką obowiązkowego cofnięcia zezwolenia.²⁸

Zbycie zapasu do hurtowni, apteki lub punktu aptecznego umożliwia zgoda WIF wydana w decyzji stwierdzającej wygaśnięcie. Decyzja zawiera wykaz produktów z nazwą, dawką, wielkością opakowania, liczbą opakowań, postacią, numerem GTIN, numerem serii i datą ważności.²⁹ Sprzedaż przed uzyskaniem zgody jest przesłanką cofnięcia zezwolenia, a wygaśnięcia w takim przypadku się nie stwierdza.⁸ Do wniosku WIF chce też oświadczeń kierownika o prawidłowym przechowywaniu i transporcie produktów oraz o zgodności wykazu z ZSMOPL.^30,31

Zwrot do hurtowni, z której apteka kupiła leki, wzory wniosków WIF w Krakowie i Gorzowie wymieniają jako osobną możliwość, obok zbycia z art. 104 ust. 5 Pf.^30,31 Śląski WIF w piśmie z 2010 r. wskazywał zwrot do hurtowni produktów nienapoczętych i z odpowiednio długą datą ważności.⁷ WIF w Bydgoszczy każe na każdą sprzedaż do hurtowni czekać na zgodę w decyzji.⁸ Przepisy nie rozstrzygają, czy zwrot handlowy na warunkach umowy z hurtownią jest zbyciem w rozumieniu art. 86a Pf. Zapytaj swój WIF przed zwrotem i opisz zwrot we wniosku.

Produkty z krótką datą ważności możesz przekazać nieodpłatnie domowi pomocy społecznej – wyłącznie w celu organizowania pomocy z art. 58 ust. 2 ustawy o pomocy społecznej – albo podmiotowi leczniczemu na zapotrzebowanie, za zgodą WIF, o którą występujesz co najmniej 7 dni przed przekazaniem.³² Zgoda albo odmowa ma formę postanowienia, na które przysługuje zażalenie.³³ Pismo śląskiego WIF z 2010 r. wymienia przekazanie DPS, nie wspominając o zgodzie, i powstało przed obecnym brzmieniem art. 86a.

Produkty przeterminowane i niespełniające wymagań jakościowych podlegają zniszczeniu.³⁴ Przekazanie do utylizacji dokumentujesz danymi produktu, numerem dokumentu zdjęcia ze stanu i kartą przekazania odpadów.³⁵

Transakcje i przesunięcia magazynowe po zamknięciu apteki dla pacjentów, także zbycie za zgodą WIF, raportuj do ZSMOPL.^8,36 Wzory wniosków WIF przewidują oświadczenie, że ostatni raport wyzeruje stany magazynowe w ZSMOPL, a w Krakowie także wydruk z programu z zerowymi stanami.^30,31

Przeterminowane, zepsute lub sfałszowane środki odurzające, substancje psychotropowe, prekursory kategorii 1 i zawierające je produkty lecznicze niezwłocznie odkładasz w oznaczone miejsce i zgłaszasz na piśmie WIF. Zgłoszenie produktu leczniczego zawiera nazwę substancji kontrolowanej, nazwę produktu, GTIN, numer serii, datę ważności i liczbę opakowań.³⁷

WIF ustala z apteką termin zabezpieczenia, a gdy uzgodnić się nie da – wyznacza go. W obecności przedstawiciela WIF i osoby odpowiedzialnej substancje umieszcza się w zamkniętych pojemnikach z banderolą „DO ZNISZCZENIA”, a przedstawiciel WIF sporządza protokół w trzech egzemplarzach z terminem przekazania do zniszczenia.³⁸ W tym terminie przekazujesz pojemniki z egzemplarzem protokołu podmiotowi unieszkodliwiającemu, a jeden egzemplarz jego protokołu zniszczenia przesyłasz WIF.³⁹ Protokół z czynności zabezpieczających wchodzi do dokumentacji przekazania do utylizacji.⁴⁰ Koszt zniszczenia przeterminowanego produktu ponosi podmiot, u którego powstała przyczyna wycofania.⁴¹

Art. 104 ust. 5 Pf, który pozwala na zbycie zapasu za zgodą WIF, nie wyłącza produktów z substancjami kontrolowanymi.²⁹ Śląski WIF w 2010 r. pisał jednak, że środki psychotropowe i odurzające podlegają odrębnej procedurze.⁷ Ustal z WIF, którą drogą pójdą, zanim wpiszesz je do wykazu.

Przy ewidencji elektronicznej wydrukuj ostatnie zestawienie, także z pozycjami bez obrotu. Substancja nie może znikać z ewidencji, dopóki apteka ma obowiązek przechowywać dokument jej wydania lub dostarczenia.⁴² Książkę kontroli przechowujesz 5 lat od 1 stycznia roku po ostatnim wpisie.⁴³ Śląski WIF wymieniał w 2010 r. obowiązek wyrejestrowania książki narkotycznej przy likwidacji apteki.⁷

Wzory wniosków WIF zawierają:

1. datę, z którą zezwolenie ma wygasnąć, datę zamknięcia dla pacjentów, identyfikator apteki, numer i datę zezwolenia oraz podstawę wygaśnięcia z art. 104 ust. 1 Pf³⁰
2. miejsce, w którym będą przechowywane recepty i wydane na ich podstawie odpisy^30,31
3. oświadczenie, czy wobec apteki toczy się postępowanie kontrolne albo administracyjne³⁰
4. sposób zagospodarowania produktów leczniczych z wykazem produktów przy zbyciu i oświadczenie o ostatnim raporcie zerującym stany w ZSMOPL³¹
5. dowód zapłaty opłaty skarbowej od decyzji w wysokości 10 zł⁸

Przy rezygnacji zezwolenie nie wygasa, dopóki trwa postępowanie kontrolne lub administracyjne. Gdy jego wynik uzasadnia cofnięcie, WIF cofa zezwolenie i wygaśnięcia nie stwierdza.⁴⁴ Zgodę na zbycie zapasów art. 104 ust. 5 Pf przewiduje tylko w decyzji stwierdzającej wygaśnięcie, nie w decyzji o cofnięciu.

Art. 104 ust. 1 Pf nie wymienia wykreślenia z CEIDG wśród przyczyn wygaśnięcia zezwolenia. Skutki takiego wykreślenia opisuje karta Wygaśnięcie i przeniesienie zezwolenia na prowadzenie apteki.

Decyzja staje się ostateczna po upływie 14 dni od doręczenia, jeśli nikt nie wniesie odwołania.⁴⁵ Z dniem doręczenia WIF oświadczenia o zrzeczeniu się prawa do odwołania decyzja jest ostateczna i prawomocna.⁴⁶ Wzór wniosku krakowskiego WIF zawiera też oświadczenie o rezygnacji z prawa do wypowiedzenia się przed wydaniem decyzji z art. 10 k.p.a.^30,47 Od dnia ostateczności liczysz terminy z następnego etapu.

W ciągu 7 dni od dnia, w którym decyzja o wygaśnięciu albo cofnięciu zezwolenia stała się ostateczna, powiadom na piśmie WIF właściwego dla adresu apteki o miejscu przechowywania recept i wydanych na ich podstawie odpisów.⁴⁸ WIF przekazuje tę informację oddziałowi NFZ w 3 dni.⁴⁹ Za brak powiadomienia WIF nakłada karę do 2000 zł.⁵⁰ Komunikat NFZ z 2018 r. wskazywał jako adresata oddział NFZ, który dziś informację dostaje od WIF.⁵¹

Okresy przechowywania po zamknięciu apteki są te same co w czasie działalności:

1. recepty refundowane z otaksowaniem – 5 lat od końca roku refundacji, pozostałe recepty – 5 lat od końca roku realizacji^52,53
2. recepty farmaceutyczne i zrealizowane zapotrzebowania – 5 lat od 1 stycznia roku po realizacji⁵⁴
3. zamówienia na produkty i odmowy ich realizacji – 3 lata⁵⁵
4. kopie zapasowe dokumentacji elektronicznej – 5 lat od 1 stycznia roku po ich utworzeniu, w osobnym, zabezpieczonym miejscu⁵⁶
5. dokumentacja pracownicza – 10 lat od końca roku ustania stosunku pracy²¹

Zanim wyłączysz system apteczny, zrób kopię zapasową i sprawdź, czy dane da się z niej odczytać.⁵⁷ Recepty papierowe udostępniasz do kontroli NFZ na każde wystąpienie Prezesa NFZ lub dyrektora oddziału także po wygaśnięciu umowy.⁵⁸ Terminy zniszczenia każdego dokumentu policzysz w kalkulatorze niszczenia dokumentów.

Umowa na realizację recept wygasa z dniem, w którym stwierdzenie wygaśnięcia albo cofnięcie zezwolenia stało się ostateczne. Wcześniej możesz ją rozwiązać z miesięcznym wypowiedzeniem na koniec miesiąca.⁵⁹ W 7 dni od wygaśnięcia albo rozwiązania umowy powiadom na piśmie oddział NFZ, który był jej stroną, o miejscu przechowywania recept.⁶⁰ To osobne pismo niż powiadomienie WIF z art. 96aa Pf.

Przez 5 lat od zakończenia działalności powiadamiasz oddział NFZ o każdej zmianie adresu osoby reprezentującej podmiot albo osoby upoważnionej do wydania recept, w 7 dni od zmiany.⁶¹ Za niedotrzymanie tego terminu dyrektor oddziału NFZ nakłada karę do 2000 zł.⁶²

O ostatecznej decyzji WIF zawiadamia oddział NFZ w 3 dni⁶³ i wpisuje datę wygaszenia albo cofnięcia do rejestru zezwoleń.⁶⁴ Śląski WIF w piśmie z 2010 r. wymieniał też zwrot oryginału i kopii zezwolenia organowi oraz zawiadomienie powiatowego inspektora sanitarnego i starostwa o zakończeniu działalności.⁷

Jeżeli apteka jest wpisana do rejestru BDO, w 14 dni od trwałego zaprzestania działalności wymagającej wpisu złóż marszałkowi województwa wniosek o wykreślenie, z opłatą skarbową 10 zł.⁶⁵

Zezwolenie przy czasowym zamknięciu zostaje, ale WIF może je cofnąć, gdy w aptece przez co najmniej 6 miesięcy nie prowadzi się działalności objętej zezwoleniem.⁶⁶ Cofnięcie jest uznaniowe, więc przyczynę przerwy i plan wznowienia udokumentuj w piśmie do WIF. Toczące się postępowanie o cofnięcie wyklucza aptekę z wyznaczania do dyżurów.⁶⁷

O zmianie rozkładu godzin pracy informujesz zarząd powiatu z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem.¹¹ Apteka wyznaczona do dyżurów, która ich nie pełni, zwraca wynagrodzenie ryczałtowe, chyba że w 14 dni zgłosi powiatowi i NFZ siłę wyższą albo przyczynę losową.⁶⁸ Przy przyczynach losowych powiat wyznacza inną aptekę, a umowa dyżurowa z NFZ wygasa.⁶⁹ Pismo śląskiego WIF z 2010 r. wymieniało też zawiadomienie powiatowego inspektora sanitarnego i starostwa o dłuższym unieruchomieniu apteki.⁷

Zawiesić działalność gospodarczą może przedsiębiorca, który nie zatrudnia pracowników albo zatrudnia tylko pracowników na urlopach związanych z rodzicielstwem.⁷⁰ W spółce cywilnej zawieszenie jest skuteczne, gdy zawieszą ją wszyscy wspólnicy.⁷¹ Przedsiębiorca z CEIDG zawiesza działalność na co najmniej 30 dni, a z KRS – od 30 dni do 24 miesięcy.⁷² W czasie zawieszenia nie można wykonywać działalności, ale trzeba wykonywać obowiązki nakazane przepisami i można zostać poddanym kontroli.⁷³ Art. 103 ust. 2 pkt 4 Pf nie przewiduje wyjątku dla okresu zawieszenia.

Gdy kierownik jest nieobecny dłużej niż 30 dni, zgłoś to na piśmie WIF razem z danymi zastępcy.⁷⁴