Zwolnienie pracownika apteki

Umowa o pracę rozwiązuje się na mocy porozumienia stron, przez wypowiedzenie, bez wypowiedzenia albo z upływem czasu, na który ją zawarto.¹ Wymóg podania przyczyny i pouczenia o odwołaniu do sądu pracy dotyczy oświadczenia pracodawcy o wypowiedzeniu i o rozwiązaniu bez wypowiedzenia, a nie porozumienia stron.² Porozumienie i tak spisz, bo tryb rozwiązania umowy trzeba potem podać w świadectwie pracy i w wyrejestrowaniu z ubezpieczeń.^3,4)

Przed wypowiedzeniem sprawdź, czy pracownik nie jest chroniony:

1. W ciąży, w czasie urlopu macierzyńskiego, ojcowskiego albo rodzicielskiego i od dnia złożenia wniosku o taki urlop pracodawca nie może wypowiedzieć umowy ani prowadzić przygotowań do wypowiedzenia.⁵ Wypowiedzenie jest wtedy możliwe tylko przy upadłości lub likwidacji pracodawcy.⁶ Umowa na czas określony albo na okres próbny dłuższy niż miesiąc, która rozwiązałaby się po upływie trzeciego miesiąca ciąży, przedłuża się do dnia porodu, chyba że zawarto ją na zastępstwo nieobecnego pracownika.⁷
2. Pracownikowi, któremu brakuje nie więcej niż 4 lata do wieku emerytalnego, a okres zatrudnienia pozwoli mu uzyskać emeryturę, nie wypowiada się umowy.⁸ Warunki pracy lub płacy można mu wypowiedzieć tylko w sytuacjach z art. 43.⁹
3. W czasie urlopu i innej usprawiedliwionej nieobecności, np. zwolnienia lekarskiego, nie wypowiada się umowy, chyba że minął już okres pozwalający rozwiązać ją bez wypowiedzenia.¹⁰

Gdy pracownika reprezentuje zakładowa organizacja związkowa, o zamiarze wypowiedzenia zawiadom ją z podaniem przyczyny. Zastrzeżenia może zgłosić w ciągu 5 dni.¹¹ U pracodawcy zatrudniającego co najmniej 20 pracowników, np. spółki prowadzącej sieć aptek, wypowiedzenie albo porozumienie wyłącznie z przyczyn niedotyczących pracownika, np. przy zamknięciu apteki, daje mu odprawę w wysokości jednomiesięcznego, dwumiesięcznego albo trzymiesięcznego wynagrodzenia, zależnie od stażu u pracodawcy (krócej niż 2 lata, od 2 do 8 lat, ponad 8 lat).¹²)

Rozwiązanie bez wypowiedzenia z winy pracownika, np. za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków, jest możliwe tylko w ciągu 1 miesiąca od dnia, w którym pracodawca dowiedział się o przyczynie.¹³ Bez winy pracownika umowę można rozwiązać bez wypowiedzenia przy długiej niezdolności do pracy z powodu choroby.¹⁴

Prawomocne ukaranie farmaceuty przez sąd aptekarski zawieszeniem albo pozbawieniem prawa wykonywania zawodu kończy stosunek pracy z mocy prawa, ze skutkami rozwiązania bez wypowiedzenia z winy pracownika.^15,16 Wypowiedzenia wtedy nie składasz, ale świadectwo pracy i wyrejestrowanie z ubezpieczeń trzeba wykonać jak przy każdym ustaniu stosunku pracy.¹⁷

Gdy odchodzi kierownik apteki, podmiot prowadzący aptekę składa do WIF wniosek o zmianę kierownika nie później niż 30 dni przed planowaną zmianą.¹⁸ Kolejne kroki opisuje przewodnik Zmiana kierownika apteki.

Pismo podpisuje pracodawca. Za spółkę albo inną jednostkę organizacyjną czynności z zakresu prawa pracy wykonuje osoba lub organ zarządzający, np. zarząd spółki, albo inna wyznaczona do tego osoba, a za właściciela apteki będącego osobą fizyczną – on sam albo osoba, którą do tego wyznaczył.¹⁹ Kierownik apteki zatrudniony przez podmiot prowadzący aptekę podpisuje wypowiedzenie tylko wtedy, gdy został do tego wyznaczony. Bez tego jego rola to wskazanie potrzeb w zakresie zatrudniania personelu fachowego.²⁰

Wypowiedzenie i rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia składa się na piśmie.²¹ W piśmie pracodawcy o wypowiedzeniu umowy na czas określony lub nieokreślony oraz o rozwiązaniu bez wypowiedzenia wskaż przyczynę, a w każdym takim piśmie pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy.² Przy umowie na okres próbny przepis nie wymaga podania przyczyny. Odwołanie od wypowiedzenia wnosi się w ciągu 21 dni od doręczenia pisma, a od rozwiązania bez wypowiedzenia – w ciągu 21 dni od doręczenia zawiadomienia.²² Ten termin wpisz do pouczenia.

Przyczynę opisz konkretnymi zdarzeniami i datami, które da się sprawdzić. W sporze sąd pracy ocenia, czy wypowiedzenie było uzasadnione i czy nie naruszało przepisów o wypowiadaniu umów.²³

Oświadczenie jest złożone z chwilą, gdy doszło do pracownika tak, że mógł zapoznać się z jego treścią.^24,25 Od dnia doręczenia liczy się 21 dni na odwołanie, a dzień zakończenia okresu wypowiedzenia ustala się według art. 30 § 2¹ (koniec tygodnia albo miesiąca). Wręcz pismo osobiście za pokwitowaniem z datą, a gdy to niemożliwe, wyślij je przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru.

Zamiast rozwiązywać umowę, możesz wypowiedzieć same warunki pracy lub płacy, np. zmniejszyć wymiar etatu. Stosuje się do tego przepisy o wypowiedzeniu umowy.²⁶ Pismo musi pouczać, że brak oświadczenia o odmowie przyjęcia nowych warunków, złożonego przed upływem połowy okresu wypowiedzenia, oznacza zgodę na nie. Bez tego pouczenia pracownik może odmówić ich przyjęcia do końca okresu wypowiedzenia.²⁷

Okres wypowiedzenia umowy na czas określony i nieokreślony wynosi 2 tygodnie przy zatrudnieniu u danego pracodawcy krótszym niż 6 miesięcy, 1 miesiąc po co najmniej 6 miesiącach i 3 miesiące po co najmniej 3 latach.²⁸ Umowę na okres próbny wypowiada się z zachowaniem 3 dni roboczych, 1 tygodnia albo 2 tygodni, zależnie od długości okresu próbnego.²⁹ Okres liczony w tygodniach kończy się w sobotę, a liczony w miesiącach – w ostatnim dniu miesiąca.³⁰ Gdy w piśmie podasz okres krótszy niż wymagany, umowa i tak rozwiązuje się z upływem właściwego okresu, a pracownikowi należy się wynagrodzenie do tego dnia.³¹

Do zatrudnienia u danego pracodawcy wlicza się okres pracy u poprzedniego pracodawcy, gdy aptekę przejął nowy podmiot na zasadach art. 23¹.³² U pracodawców spoza sektora finansów publicznych od 1 maja 2026 r. liczą się do niego także udokumentowane okresy umowy zlecenia i działalności gospodarczej, jeśli pracownik świadczył wtedy pracę na rzecz tego samego pracodawcy, np. dyżury tej samej apteki na zleceniu.^33,34) Okresy zlecenia potwierdza zaświadczenie ZUS.³⁵ Pracownik zatrudniony 1 maja 2026 r. ma 24 miesiące od tego dnia na udokumentowanie tych okresów, a nowe zasady nie zmieniają okresu wypowiedzenia, który już trwał w tym dniu.³⁶)³⁷

Pracownikowi z odpowiedzialnością materialną za powierzone mienie umowa może przewidywać okres wypowiedzenia 1 miesiąca zamiast 2 tygodni i 3 miesięcy zamiast 1 miesiąca.³⁸ Po wypowiedzeniu strony mogą uzgodnić wcześniejszy dzień rozwiązania umowy, co nie zmienia jej trybu.³⁹ Przy zwolnieniu z przyczyn niedotyczących pracownika pracodawca może skrócić 3-miesięczne wypowiedzenie najwyżej do 1 miesiąca, płacąc odszkodowanie za pozostałą część.⁴⁰

W okresie wypowiedzenia pracodawca może zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy z zachowaniem wynagrodzenia.⁴¹ Może też udzielić mu urlopu wypoczynkowego, który pracownik musi wtedy wykorzystać.⁴² Przy wypowiedzeniu złożonym przez pracodawcę pracownikowi należą się 2 dni robocze na poszukiwanie pracy przy wypowiedzeniu 2-tygodniowym i 1-miesięcznym, a 3 dni przy 3-miesięcznym.⁴³ Każdy z tych dni ubywa z grafiku apteki.

W godzinach pracy apteki w jej lokalu musi być farmaceuta zatrudniony w aptece albo wykonujący w niej obowiązki na innej podstawie.⁴⁴ Technik farmaceutyczny go nie zastąpi, a czynności fachowe wykonują wyłącznie farmaceuci i technicy w granicach swoich uprawnień.⁴⁵ Przepisy nie ustalają liczby etatów w aptece ogólnodostępnej – minimalne normy zatrudnienia dotyczą apteki szpitalnej i działu farmacji szpitalnej. Potrzeby w zakresie zatrudniania personelu fachowego kierownik wskazuje podmiotowi prowadzącemu aptekę.²⁰

Jeśli po odejściu pracownika apteka nie utrzyma dotychczasowych godzin pracy, zmianę rozkładu zgłoś zarządowi powiatu co najmniej 30 dni przed jej wejściem.⁴⁶ Za nieprzekazanie tej informacji starosta może nałożyć karę do 2000 zł.⁴⁷ Apteka wyznaczona uchwałą powiatu do dyżurów, która ich nie pełniła albo pełniła w mniejszym wymiarze, zwraca całe wynagrodzenie ryczałtowe otrzymane od wyznaczenia, z odsetkami ustawowymi za opóźnienie, w ciągu 14 dni od wezwania NFZ.⁴⁸

Konto odchodzącego pracownika w systemie, w którym apteka prowadzi dokumentację produktów leczniczych, zablokuj z ostatnim dniem jego pracy i nie przekazuj go nikomu innemu. Dostęp do takiego systemu ma być zdefiniowany indywidualnie dla każdego użytkownika, a jego tożsamość sprawdzona przed rozpoczęciem pracy.⁴⁹ Zapisy wykonane z jego konta zostają w dokumentacji apteki.

1. Zablokuj konta i hasła w programie aptecznym, którym apteka realizuje e-recepty i przekazuje dane do ZSMOPL, oraz dostęp do platform zamówień hurtowni i do służbowej poczty
2. Odbierz klucze do lokalu, szaf i sejfu, karty dostępu i kody alarmu, a gdy nie da się ich odebrać, zmień zamki i kody
3. Odwołaj upoważnienie do przetwarzania danych osobowych pacjentów i pracowników. Osoba działająca z upoważnienia administratora przetwarza dane wyłącznie na jego polecenie⁵⁰)⁵¹

Jeśli odchodzi farmaceuta upoważniony przez kierownika do prowadzenia ewidencji środków odurzających i substancji psychotropowych, prowadzenie ewidencji wraca do kierownika albo kierownik upoważnia innego farmaceutę zatrudnionego w aptece, z co najmniej 2-letnim stażem pracy w aptece, który na piśmie zgadza się przejąć ten obowiązek.⁵²

Jeśli odchodzi osoba wyznaczona do zastępowania kierownika apteki w czasie jego nieobecności, wyznacz nowego zastępcę i przekaż jego dane na piśmie WIF.⁵³

Zakaz konkurencji po ustaniu zatrudnienia obowiązuje tylko wtedy, gdy pracodawca zawarł umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy z pracownikiem mającym dostęp do szczególnie ważnych informacji. Umowa określa okres zakazu i odszkodowanie nie niższe niż 25% wynagrodzenia za ten okres, a zakaz przestaje obowiązywać, gdy pracodawca nie płaci odszkodowania.⁵⁴ Umowa wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.⁵⁵

Świadectwo pracy wydaj w dniu, w którym ustaje stosunek pracy. Gdy z przyczyn obiektywnych nie da się go wręczyć pracownikowi ani osobie przez niego upoważnionej, w ciągu 7 dni od tego dnia wyślij je pocztą albo doręcz w inny sposób.¹⁷ Wydania świadectwa nie wolno uzależniać od wcześniejszego rozliczenia się pracownika, np. ze zwrotu kluczy czy z niedoboru w kasie.⁵⁶ Świadectwo podaje okres i rodzaj pracy, stanowiska i tryb rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a na żądanie pracownika także wynagrodzenie i uzyskane kwalifikacje.³ Szczegółową treść i wzór określa rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy.⁵⁷)

Pracownik może w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa wystąpić o jego sprostowanie, a po odmowie – w ciągu 14 dni od zawiadomienia o niej – do sądu pracy.⁵⁸ Za niewydanie świadectwa w terminie albo wydanie niewłaściwego pracownikowi należy się odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, najwyżej za 6 tygodni.⁵⁹ Niewydanie świadectwa w terminie jest też wykroczeniem zagrożonym grzywną od 2000 do 60 000 zł.⁶⁰

Za niewykorzystany urlop wypoczynkowy wypłać ekwiwalent pieniężny.⁶¹ Wypłacasz go w terminie wypłaty wynagrodzenia, a gdy ten termin przypadał przed dniem rozwiązania umowy – w ciągu 10 dni od rozwiązania.⁶²

Zgłoszenie wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń społecznych przekaż do ZUS w ciągu 7 dni od ustania stosunku pracy. Podajesz w nim datę i tryb rozwiązania, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia i to, z czyjej inicjatywy rozwiązano umowę.⁶³) Służy do tego formularz ZUS ZWUA. Płatnik rozliczający składki za nie więcej niż 5 osób może złożyć go na papierze, pozostali przesyłają go elektronicznie.⁶⁴

Dokumentację pracowniczą przechowuj przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał.⁶⁵ Gdy dowiesz się o pozwie albo wszczęciu postępowania, w którym może być dowodem, okres przedłuża się o 12 miesięcy.⁶⁶

Zawiadomienie okręgowej izby aptekarskiej o zaprzestaniu pracy w aptece należy do farmaceuty, nie do pracodawcy. Opolska Okręgowa Izba Aptekarska ma na to własny druk.⁶⁷

Pracownik może odwołać się od wypowiedzenia do sądu pracy w ciągu 21 dni od doręczenia pisma, a żądanie przywrócenia do pracy lub odszkodowania po rozwiązaniu bez wypowiedzenia albo po wygaśnięciu umowy wnieść w ciągu 21 dni od doręczenia zawiadomienia lub od dnia wygaśnięcia.²² Gdy uchybi terminowi bez swojej winy, sąd na jego wniosek złożony w ciągu 7 dni od ustania przyczyny przywraca termin.⁶⁸

Przy wypowiedzeniu nieuzasadnionym albo naruszającym przepisy sąd orzeka, zależnie od żądania pracownika, o bezskuteczności wypowiedzenia, o przywróceniu do pracy albo o odszkodowaniu.²³ Pracownikowi chronionemu, np. w ciąży albo w wieku przedemerytalnym, sąd nie może zamiast przywrócenia przyznać odszkodowania tylko dlatego, że uzna przywrócenie za niecelowe.⁶⁹ Przywróconemu do pracy należy się wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy, najwyżej za 2 miesiące, a przy 3-miesięcznym wypowiedzeniu za 1 miesiąc. Pracownikowi w wieku przedemerytalnym, pracownicy w ciąży i pracownikowi chronionemu przepisem szczególnym – za cały ten czas.⁷⁰

Przy wadliwym rozwiązaniu bez wypowiedzenia pracownik żąda przywrócenia do pracy albo odszkodowania w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia.^71,72 Gdy sąd uzna, że rozwiązanie z art. 52 naruszało przepisy, pracodawca wpisuje do świadectwa pracy, że umowę rozwiązano za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę.⁷³ Przy wadliwym wypowiedzeniu umowy na okres próbny przysługuje wyłącznie odszkodowanie do dnia, w którym umowa miała się skończyć.⁷⁴

Wypowiedzenie albo rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z rażącym naruszeniem przepisów prawa pracy jest wykroczeniem zagrożonym grzywną od 2000 do 60 000 zł.⁷⁵