Zatrudnienie pracownika apteki

Ogłoszenie o naborze i nazwa stanowiska muszą być neutralne pod względem płci, a rekrutacja nie może nikogo dyskryminować.^1,2 Od 24 grudnia 2025 r. kandydat dostaje informację o wynagrodzeniu – jego początkowej wysokości albo przedziale – w ogłoszeniu, a gdy go tam nie ma, przed rozmową kwalifikacyjną, najpóźniej przed nawiązaniem stosunku pracy.³

Od kandydata żądasz imienia i nazwiska, daty urodzenia i danych kontaktowych, a wykształcenia, kwalifikacji i przebiegu zatrudnienia – gdy są niezbędne na danym stanowisku. O wynagrodzenie w obecnej i poprzednich pracach pytać nie wolno.⁴ Kandydat podaje dane w oświadczeniu, a ty możesz żądać dokumentów w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.⁵ Inne dane wolno przetwarzać tylko za zgodą kandydata, a brak zgody nie może być powodem odmowy zatrudnienia.⁶

Farmaceutę sprawdź w trzech punktach:

1. Zawód wykonuje osoba z prawem wykonywania zawodu, która złożyła ślubowanie i jest wpisana do rejestru farmaceutów okręgowej rady aptekarskiej⁷. Dane z rejestrów okręgowych zbiera Centralny Rejestr Farmaceutów prowadzony przez Naczelną Radę Aptekarską^8,9, dostępny w rejestrach e-Zdrowia¹⁰
2. Przed rozpoczęciem pracy farmaceuta przedkłada dokument „Prawo wykonywania zawodu farmaceuty”, więc obejrzyj go już na rozmowie¹¹
3. Zapytaj o przerwy w pracy. Kto przez ponad 5 lat w ostatnich 6 latach nie pracował jako aptekarz, przed powrotem zawiadamia okręgową radę aptekarską i odbywa przeszkolenie uzupełniające trwające do 2 miesięcy – szczegóły w karcie Powrót do zawodu farmaceuty po przerwie¹²

Technik farmaceutyczny może wykonywać zawód dopiero od dnia wpisu do Centralnego Rejestru Osób Uprawnionych do Wykonywania Zawodu Medycznego.¹³ Rejestr prowadzi minister zdrowia w systemie rizm.ezdrowie.gov.pl¹⁴ i jest jawny między innymi w zakresie imienia i nazwiska, zawodu i miejsca jego wykonywania.¹⁵ Zaświadczenie o wpisie może uzyskać tylko sam technik, dlatego poproś kandydata o jego wydruk.¹⁶ Samodzielnie sporządzać, wytwarzać i wydawać produkty lecznicze może technik z dwuletnią praktyką w aptece w pełnym wymiarze czasu pracy¹⁷, a jej odbycie potwierdza zaświadczenie wydane przez kierownika apteki, w której praktykant zakończył program.¹⁸

Przed nawiązaniem stosunku pracy przy działalności związanej między innymi z leczeniem małoletnich pracodawca sprawdza, czy dane kandydata są w Rejestrze z dostępem ograniczonym albo w rejestrze prowadzonym przez Państwową Komisję do spraw przeciwdziałania wykorzystaniu seksualnemu małoletnich poniżej lat 15, i bierze od kandydata informację z Krajowego Rejestru Karnego.¹⁹ Ustawa nie mówi wprost, czy praca w aptece ogólnodostępnej jest działalnością związaną z leczeniem małoletnich. Stanowiska organu ani orzeczenia w tej sprawie brak. Naczelna Izba Aptekarska wypowiedziała się tylko o standardach ochrony małoletnich i uznała, że przepisy nie wykluczają traktowania apteki jako placówki medycznej²⁰ – ten spór opisuje karta Apteka a standardy ochrony małoletnich. Jeśli apteka sprawdza kandydatów, wydruk z rejestru i informację z KRK dołącza do akt osobowych.²¹

Farmaceuta wykonuje zawód między innymi na umowę o pracę, umowę cywilnoprawną albo w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej.²² Przez wszystkie godziny pracy apteki w jej lokalu musi być farmaceuta zatrudniony w aptece albo wykonujący w niej obowiązki na innej podstawie prawnej.²³ Zawarcie umowy cywilnoprawnej tam, gdzie według Kodeksu pracy powinna być umowa o pracę, jest wykroczeniem zagrożonym grzywną od 2000 do 60 000 zł.²⁴ Badania wstępne, informacja o warunkach zatrudnienia i akta osobowe opisane w dalszych etapach dotyczą umowy o pracę. Bezpieczne i higieniczne warunki pracy pracodawca zapewnia także osobom pracującym w aptece na innej podstawie i prowadzącym działalność na własny rachunek.²⁵ Technik bez dwuletniej praktyki odbywa ją wyłącznie na umowę o pracę, a przy niepełnym wymiarze czasu pracy praktyka się wydłuża.²⁶

Umowa o pracę określa między innymi rodzaj pracy, miejsce, wynagrodzenie ze wskazaniem składników, wymiar czasu pracy i dzień rozpoczęcia pracy.²⁷ Zawiera się ją na piśmie. Gdy tego nie zrobiono, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza mu na piśmie strony, rodzaj i warunki umowy.²⁸ Niepotwierdzenie umowy na piśmie przed dopuszczeniem do pracy to wykroczenie z tą samą grzywną.²⁹

1. Okres próbny trwa najwyżej 3 miesiące, a gdy po nim planujesz umowę na czas określony – najwyżej 1 miesiąc przy umowie krótszej niż 6 miesięcy i 2 miesiące przy umowie na co najmniej 6 i krócej niż 12 miesięcy³⁰
2. Umowy na czas określony z tym samym pracownikiem mogą trwać łącznie najwyżej 33 miesiące i może ich być najwyżej trzy. Dłuższy okres albo czwarta umowa oznacza zatrudnienie na czas nieokreślony³¹
3. Umowę na czas określony zawartą z powodu obiektywnych przyczyn po stronie pracodawcy zgłaszasz okręgowemu inspektorowi pracy w ciągu 5 dni roboczych³²
4. Jeśli zespół ma odpowiadać wspólnie za towar albo kasę, umowę o współodpowiedzialności materialnej zawiera się na piśmie pod rygorem nieważności – zasady w karcie Odpowiedzialność pracownika apteki³³

Każdą osobę przyjmowaną do pracy kierujesz na wstępne badania lekarskie.³⁴ Badania odbywają się na podstawie skierowania pracodawcy i na jego koszt.³⁵ Bez aktualnego orzeczenia o braku przeciwwskazań do pracy na stanowisku w warunkach opisanych w skierowaniu nie wolno dopuścić pracownika do pracy.³⁶ Zakres badań i wzór skierowania określa rozporządzenie wykonawcze.³⁷

Badań wstępnych nie przeprowadza się u osoby przyjmowanej w ciągu 30 dni po ustaniu poprzedniego stosunku pracy, jeśli ma aktualne orzeczenie dla warunków pracy odpowiadających twojemu stanowisku. Wtedy żądasz orzeczenia i skierowania, na którego podstawie je wydano, i porównujesz opisane w nim warunki z warunkami w aptece.³⁸ Gdy warunki się różnią, zwracasz dokumenty i wystawiasz własne skierowanie.³⁹ Orzeczenia i skierowania przechowujesz.⁴⁰ Po niezdolności do pracy z powodu choroby trwającej dłużej niż 30 dni pracownik przechodzi badania kontrolne.⁴¹ Nieprzestrzeganie przepisów BHP przez osobę kierującą pracownikami jest wykroczeniem zagrożonym grzywną od 2000 do 60 000 zł.⁴²

Nie wolno dopuścić do pracy pracownika bez wymaganych kwalifikacji, umiejętności i znajomości przepisów oraz zasad BHP.⁴³ Szkolenie BHP przed dopuszczeniem do pracy odbywa się w czasie pracy i na koszt pracodawcy. Nie powtarza się go, gdy pracownik wraca na to samo stanowisko bezpośrednio po poprzedniej umowie z tym pracodawcą.⁴⁴

1. Instruktaż ogólny przechodzi przed dopuszczeniem do pracy każdy nowo zatrudniony⁴⁵
2. Instruktaż stanowiskowy rozporządzenie wymaga przed dopuszczeniem do pracy na stanowisku robotniczym i na stanowisku z narażeniem na czynniki szkodliwe dla zdrowia, uciążliwe lub niebezpieczne⁴⁶. Czy dotyczy to stanowiska w aptece, na przykład w izbie recepturowej, wynika z oceny ryzyka zawodowego, którą pracodawca dokumentuje i o której informuje pracownika⁴⁷
3. Odbycie instruktaży pracownik potwierdza na piśmie w karcie szkolenia wstępnego, przechowywanej w aktach osobowych⁴⁸
4. Kierownik apteki jako osoba kierująca pracownikami przechodzi pierwsze szkolenie okresowe w ciągu 6 miesięcy od rozpoczęcia pracy na stanowisku, a potem nie rzadziej niż co 5 lat⁴⁹

Przed dopuszczeniem do pracy zaznajom pracownika z zakresem obowiązków, sposobem wykonywania pracy i jego podstawowymi uprawnieniami⁵⁰, udostępnij mu przepisy o równym traktowaniu w zatrudnieniu⁵¹ i zapoznaj go z regulaminem pracy, jeśli apteka go ma.⁵² Regulamin jest obowiązkowy u pracodawcy zatrudniającego co najmniej 50 pracowników, a przy 20–49 pracownikach na wniosek zakładowej organizacji związkowej.⁵³ Jeśli w aptece działa monitoring, przed dopuszczeniem do pracy przekazujesz pracownikowi informację o jego celach, zakresie i sposobie zastosowania.⁵⁴ Kodeks pracy dopuszcza monitoring w postaci rejestracji obrazu. Nagrywanie dźwięku przy stanowiskach obsługi pacjentów było przedmiotem wystąpienia Rzecznika Praw Obywatelskich.⁵⁵

Pracownik, który ma dostęp do danych osobowych pacjentów i klientów, przetwarza je wyłącznie na polecenie administratora, czyli podmiotu prowadzącego aptekę, a administrator podejmuje działania, by tak było.⁵⁶ Urząd Ochrony Danych Osobowych wywodzi z tych przepisów, że dane mogą przetwarzać tylko osoby działające z upoważnienia administratora.⁵⁷ RODO nie wymaga jednak pisemnej formy upoważnienia. Administrator musi umieć wykazać, że upoważnienia w odpowiednim zakresie nadał.⁵⁸ Upoważnienie przygotuj więc tak, żeby dało się je okazać, i wydaj je przed nadaniem dostępu do systemu apteki.

Pisemne upoważnienie wydane przez pracodawcę jest wymagane od osób, które przetwarzają dane szczególnych kategorii pracowników i kandydatów, na przykład o zdrowiu, przekazane z ich inicjatywy. Takie osoby zachowują te dane w tajemnicy.⁵⁹ Informacje o pacjentach chroni tajemnica zawodowa – zasady i wyjątki w karcie Tajemnica zawodowa farmaceuty.

Czynności fachowe w aptece mogą wykonywać wyłącznie farmaceuci i technicy farmaceutyczni w granicach swoich uprawnień.⁶⁰ Technik z dwuletnią praktyką nie sporządza i nie wydaje produktów leczniczych zawierających substancje bardzo silnie działające, substancje odurzające ani substancje psychotropowe grup I-P i II-P¹⁷, a nadzór nad czynnościami technika, których nie może wykonywać samodzielnie, należy do zadań zawodowych farmaceuty.⁶¹ Praktyką technika kieruje kierownik apteki albo wyznaczony przez niego farmaceuta, który może prowadzić jednocześnie najwyżej dwóch praktykantów.⁶²

W ramach nadzoru nad personelem kierownik apteki:

1. nadzoruje czynności, w tym fachowe, wykonywane przez personel⁶³
2. zatwierdza schemat organizacyjny apteki i opiniuje pisemne opisy stanowisk z rolami, obowiązkami i zasadami zastępowania⁶⁴
3. dokumentuje przekazywanie zadań personelowi⁶⁵
4. monitoruje realizację i dokumentowanie szkoleń personelu⁶⁶
5. wskazuje podmiotowi prowadzącemu aptekę liczbę personelu fachowego potrzebną przy skali i zakresie działalności apteki⁶⁷

Opis stanowiska przekaż pracownikowi przy rozpoczęciu pracy – pracodawca zaznajamia go z zakresem obowiązków i sposobem wykonywania pracy.⁵⁰ Pełny zakres zadań kierownika opisuje karta Obowiązki kierownika apteki.

Pierwsze terminy biegną od dnia rozpoczęcia pracy. Zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych płatnik składek składa w ciągu 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczenia.⁶⁸ W tym samym terminie pracownik dostaje informację o warunkach zatrudnienia, między innymi o normach i wymiarze czasu pracy, przerwach, odpoczynku, nadgodzinach, urlopie i zasadach rozwiązania umowy, a w ciągu 30 dni informację o instytucji zabezpieczenia społecznego.⁶⁹ Rażące naruszenie tego obowiązku jest wykroczeniem.⁷⁰

1. Załóż akta osobowe i dokumentację pracowniczą. Przechowujesz je przez okres zatrudnienia i 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy ustał⁷¹
2. Wpisz farmaceutę albo technika do ewidencji zatrudnionych w aptece farmaceutów i techników, którą prowadzi kierownik apteki⁷². Ewidencję prowadzi się w księdze z ponumerowanymi stronami, zarejestrowanej i ostemplowanej przez WIF. Wpis robi kierownik na podstawie dokumentów przedstawionych przez pracownika i potwierdza go datą i podpisem, a każda zmiana, także kwalifikacji, podlega wpisowi⁷³
3. Przekaż okręgowej izbie aptekarskiej dane potrzebne do rejestru farmaceutów⁷⁴. Farmaceuta sam też niezwłocznie informuje izbę, której jest członkiem, o podjęciu pracy na jej obszarze⁷⁵, a gdy pracuje na terenie innej izby niż ta, która przyznała mu prawo wykonywania zawodu, podlega wpisowi do rejestru tej izby⁷⁶
4. Przypomnij technikowi, że w ciągu 30 dni od zmiany danych składa wniosek o ich zmianę w rejestrze zawodów medycznych⁷⁷. Rejestr obejmuje nazwę i adres miejsca wykonywania zawodu z identyfikatorem apteki⁷⁸
5. Umowę o prowadzenie PPK w imieniu pracownika zawierasz nie wcześniej niż po 14 dniach zatrudnienia i nie później niż do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynęły 3 miesiące zatrudnienia, chyba że pracownik wcześniej złoży pisemną deklarację rezygnacji z wpłat⁷⁹. Osobę, która skończyła 55 lat, zapisujesz tylko na jej wniosek i informujesz ją o tej możliwości, a osoby, która w pierwszym dniu zatrudnienia skończyła 70 lat, nie zapisujesz⁸⁰. Mikroprzedsiębiorca nie stosuje ustawy, gdy wszystkie zatrudnione osoby złożą deklarację rezygnacji⁸¹